Koordinatörlük Programı
MESEM ve MTAL için evrak, dekont ve devamsızlık takibini tek yerde toplayan yazılım
Koordinatörlük programı, işletmelerde mesleki eğitim ve staj süreçlerinin okul tarafında yürütülmesini dijitalleştiren yazılımdır. Görev emri ve rehberlik formu gibi evrakları otomatik üretir, dekont ve devamsızlık takibini tek ekranda toplar, sözleşme feshi gibi onay gerektiren süreçleri iş akışına bağlar.
Koysis, mesleki eğitim merkezleri (MESEM) ve mesleki ve teknik Anadolu liseleri (MTAL) için geliştirilmiş bir koordinatörlük yönetim sistemidir. Koordinatör öğretmen, rehberlik servisi ve yönetim panellerini tek merkezde birleştirir.
Kurulum gerektirmez. Tanıtım dosyasını okul idarenize iletebilirsiniz — kurum kararı gerektirmez.Excel ile mi, program ile mi?
Dürüst cevap: her okulun programa ihtiyacı yok. Tek koordinatör öğretmenin 20-30 öğrenci takip ettiği bir okulda Excel gayet iş görür. Sorun ölçek büyüyünce başlıyor.
Excel'in kırıldığı nokta şu: dosya tek bir kişinin elinde çalışır. İkinci öğretmen devreye girdiği anda kopyalar çoğalır, aynı öğrenci iki dosyada farklı görünür ve hangisinin güncel olduğu belirsizleşir. Evrak üretimi elle yapıldığı için de her dönem aynı bilgiler tekrar tekrar yazılır.
| Süreç | Excel + WhatsApp | Koordinatörlük programı |
|---|---|---|
| Görev emri ve haftalık görev evrakı | Her hafta elle yazılır | Görev tarihlerinden otomatik üretilir |
| Aylık rehberlik ve devamsızlık formu | Şablona elle doldurulur | Öğrenci ve işletme bilgisi kendiliğinden gelir |
| Dekont takibi | Klasörler ve WhatsApp grupları | Öğrenci bazlı, eksik olan anında görünür |
| Hak ediş ve ödeme tutarı | Elle hesaplanır | Devamsızlığa göre otomatik hesaplanır |
| Sözleşme feshi | Word şablonu, onay e-postayla | Taslak → yönetici onayı → resmîleşir |
| Ders yükü ve norm kadro | Ayrı bir tabloda, mevzuat elle takip edilir | Öğrenci-işletme verisinden hesaplanır |
| Koordinatör değişince | Dosya kaybolur, geçmiş gider | Kurumsal hafıza sistemde kalır |
| Denetimde evrak | Aranır, bazen bulunamaz | Arşivden anında çıkarılır |
Koordinatörlük programında neler olmalı?
Hangi yazılımı değerlendirirseniz değerlendirin, şu maddeleri sorun. Bunlar sahada aksayan noktalardan çıkarıldı:
- Evrakları kendisi üretiyor mu? Sadece veri saklayan bir sistem işinizi yarı yarıya azaltır; evrakı da üretmesi gerekir.
- Okul logonuzla resmî çıktı veriyor mu? Görev emri ve formlar kurum kimliğiyle çıkmalı.
- Onay mekanizması var mı? Öğretmenin girdiği fesih ve devamsızlık, yönetici onayından geçmeden resmîleşmemeli.
- e-Okul ve e-MESEM ile uyumlu mu? Dekont verisi bu sistemlerden Excel olarak alınıp aktarılabilmeli.
- Mobil çalışıyor mu? Koordinatör sahada; dekontu telefondan yükleyebilmeli.
- Mevzuat değişince güncelleniyor mu? Grup sayıları ve ders yükü kuralları değişiyor; yazılım takip etmeli.
- Veriler nerede duruyor? Öğrenci verisi kişisel veridir; şifreli saklama ve yetkili erişim şart.
- Yedekleniyor mu? Tek bir dosya kaybı bir dönemi silmemelidir.
Koysis bu sekiz maddenin tamamını karşılayacak şekilde geliştirildi. Aşağıda hangi modülün neyi çözdüğünü görebilirsiniz.
Koysis modülleri
Sistem üç panelden oluşur: koordinatör öğretmen, rehberlik servisi ve yönetici. Her panel kendi işini görür, veriler ortaktır.
Evrak otomasyonu
Görev emri, haftalık görev evrakı, aylık rehberlik ve devamsızlık formları görev tarihlerine göre otomatik oluşur. Öğrenci ve işletme bilgileri sisteme kendiliğinden çekilir.
Dekont takibi
Telefondan veya bilgisayardan yüklenir. Ödenmesi gereken tutar, devamsızlık ve hak ediş günleri öğretmen ekranına otomatik gelir. Gecikmiş dönemler ayrı işlenebilir.
Devamsızlık
Toplu giriş yapılır. Okul günleri ve hafta sonları sistem tarafından kapalı gelir, hatalı giriş engellenir. Yönetici onayından geçerek resmîleşir.
Fesih iş akışı
Ön tanımlı fesih nedenleriyle tek tıkla bildirim. Taslak fesih düzenlenebilir, iptal edilebilir veya sonra tamamlanabilir; onaylandığında öğrenci boşta durumuna geçer.
Ders yükü ve norm
Öğrenci-işletme verilerinden koordinatörlük ders yükü hesaplanır. MESEM ve MTAL için ayrı mevzuat kuralları uygulanır.
Rehberlik tutanakları
Devamsızlık görüşmeleri kayıt altına alınır; seçeneklere göre değişen hazır metinlerle tutanak üretilir ve koordinatör müdür yardımcısına bildirilir.
Kurumsal hafıza
Öğrencinin eğitim hayatı boyunca çalıştığı tüm işletmeler ve değişiklik tarihleri kalıcı saklanır. Koordinatör değişse de geçmiş kaybolmaz.
Güvenlik
Her okul kendi alt alan adı ve ayrı veritabanında çalışır. Dekontlar şifreli saklanır, doğrudan URL ile erişilemez. Günde iki kez otomatik yedekleme.
MESEM programı mı, MTAL staj programı mı?
İkisi de. Koysis her iki kurum türünü de destekler, çünkü aradaki farklar sistemin içine yazılmıştır. Günlük konuşmada meslek lisesi denen mesleki ve teknik Anadolu liseleri (MTAL) ile mesleki eğitim merkezleri (MESEM), işletmelerde mesleki eğitim sürecini farklı kurallarla yürütür:
| MESEM | MTAL / örgün | |
|---|---|---|
| Dekont ekranı | MESEM öğrencileri için ayrı | Anadolu Meslek Programı için ayrı |
| Ders yükü kuralı | Şubeler gruplara bölünmez; alandaki toplam çırak sayısı esas alınır | Şubeler gruplara bölünür; sınıf mevcuduna göre grup sayısı |
| Veri kaynağı | e-MESEM | e-Okul |
Ders yükü hesaplama ve norm hesaplama
Koordinatörlük programının en çok işe yaradığı yerlerden biri bu. Ders yükü hesaplama ve norm hesaplama her dönem tekrarlanan, mevzuata bağlı ve hata affetmeyen işlerdir. Excel'de yapıldığında iki risk doğar: öğrenci sayısı değişince tablo güncellenmez, mevzuat değişince formül eski kalır.
Koysis bu hesabı öğrenci-işletme verilerinizden üretir. Yani ayrı bir tabloya veri girmezsiniz; işletmeye giden öğrenci kaydı zaten sistemde olduğu için grup sayısı ve ders yükü doğrudan oradan hesaplanır.
| Hesap | Dayanak | Neyi etkiler |
|---|---|---|
| Grup sayısı | Norm Kadro Yön. md. 22 | Ders yükünün çarpanı |
| İşletmelerde meslek eğitimi ders yükü | Norm Kadro Yön. md. 22, OKY md. 88 | Koordinatör görev dağıtımı ve ek ders |
| Atölye ve laboratuvar norm kadrosu | Norm Kadro Yön. md. 19 | Okulun öğretmen ihtiyacı |
| Genel bilgi ve meslek dersleri norm kadrosu | Norm Kadro Yön. md. 18 | Okulun öğretmen ihtiyacı |
Meslek lisesi norm hesaplama ile MESEM norm hesaplaması aynı tablodan yapılır (md. 18 ve 19 her iki kurum türü için ortaktır); fark, tabloya girilen ders yükünün nasıl bulunduğundadır. Koysis bu ayrımı kurum türüne göre kendisi uygular.
Önce ücretsiz araçlarımızı deneyin
Programa karar vermeden önce, aynı hesapları yapan ücretsiz araçlarımızı kullanabilirsiniz. Üyelik gerekmez ve girdiğiniz hiçbir bilgi sunucuya gönderilmez — tamamı tarayıcınızda çalışır.
Araçlar tek tek işinizi görür. Koysis'in farkı, bu işlemlerin hepsini aynı veriden üretmesi ve arşivlemesidir: öğrenciyi bir kez tanımlarsınız, evrak, dekont ve devamsızlık aynı kayıttan beslenir.
Sıkça sorulan sorular
MEB-İMES varken ayrı bir programa gerek var mı?
Evet. MEB-İMES saha izlemesini kayıt altına alır: ziyaret planı, işletmenin öğrenciyi değerlendirmesi, veli bilgilendirmesi. Görev emri, rehberlik formu, fesih tutanağı, dekont dosyası ve ders yükü hesabı üretmez; bunlar okulda kalmaya devam eder. Ayrıntı: MEB-İMES nedir ve 2026-2027 Genelgesi.
Kurulum ve teknik altyapı gerekiyor mu?
Hayır. Sistem bulut tabanlıdır; okulunuz okuladi.koysis.net gibi kendi alt alan adı üzerinden çalışır. Bilgisayar, tablet veya telefondan tarayıcıyla kullanılır.
Verilerimiz güvende mi?
Her okul ayrı veritabanında çalışır; okullar arası çapraz erişim teknik olarak mümkün değildir. Dekont ve evraklar şifreli saklanır, dosyalara doğrudan bağlantıyla erişilemez. Veritabanları günde iki kez yedeklenir.
Mevcut verilerimizi aktarabilir miyiz?
Evet. Öğrenci, işletme ve kullanıcı verileri Excel üzerinden toplu olarak içeri aktarılabilir; aynı şekilde dışarı da alınabilir.
Fiyatlandırma nasıl?
Okul bazlı paketler hâlinde. Güncel tutarlar için ücretlendirme sayfamıza bakabilir, karar vermeden önce 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Deneme sürümünde sınırlama var mı?
Deneme hesabı sistemin tamamını kapsar. Başvuru formunu doldurduğunuzda okulunuz için ayrı bir alan açılır ve kendi verilerinizle çalışırsınız.
Okulunuz için 30 gün ücretsiz deneyin
Kendi öğrenci ve işletme verilerinizle test edin. Kurulum yok, kredi kartı yok.
Karar kurum düzeyinde verilecekse tanıtım dosyasını idarenize iletebilirsiniz.