Koordinatörlük sürecinde onlarca farklı evrak vardır ve çoğu belirli bir süreye bağlıdır. Bu rehberde evrakları tek tek listelemek yerine, ne zaman hazırlandıklarına göre sıraladık — çünkü denetimlerde ve uygulamada asıl sorun evrağın varlığı değil, zamanında düzenlenip teslim edilmiş olmasıdır.
Hızlı bakış: teslim takvimi
| Evrak | Sıklık / Süre |
|---|---|
| Görev yazısı (görev emri) | Dönem başı |
| İşletmelerde mesleki eğitim sözleşmesi | Dönem başı, üç nüsha |
| Günlük (haftalık) rehberlik görev formu | Her ziyaret; görev sonrası okula gelinen gün |
| Aylık rehberlik rapor formu | Her işletme için ayda bir |
| Devamsızlık bildirimleri | Teorik: 2., 4., 5. gün · İşletme: 5., 15., 25. gün |
| İşletme kaydından devamsızlık iletimi | Takip eden 2 iş günü içinde |
| Öğrencinin özür belgesi | Özür gününü takip eden 5 iş günü içinde |
| Puan çizelgeleri | Dönem sona ermeden 5 gün önce |
| Sözleşme fesih tutanağı | Gerektiğinde; fesihten itibaren 3 iş günü içinde bildirim |
| Ücret dekontları | Aylık; devlet katkısı için okula teslim |
1. Dönem başı evrakları
Koordinatörlük dağıtımı ve komisyon kararı
Hangi öğretmenin hangi güzergâhtaki kaç işletme ve öğrenci için kaç saat görev alacağı; koordinatör müdür yardımcısının başkanlığında alan zümre başkanları ve birer alan öğretmeninden oluşan komisyonca planlanır, il millî eğitim müdürlüğünce onaylanır (OKY md. 88). Dağıtımın dayandığı toplam ders yükünün nasıl hesaplandığını ders yükü rehberinde bulabilirsiniz.
Görev yazısı (görev emri)
Komisyon planlaması onaylandıktan sonra her koordinatör öğretmene, hangi işletmelerden sorumlu olduğunu gösteren görev yazısı düzenlenir. Uygulamada bu yazıyı koordinatör müdür yardımcısı hazırlar ve imzalar.
İşletmelerde mesleki eğitim sözleşmesi
Sözleşme; okul/kurum müdürü, işveren veya işveren vekili ile öğrenci reşit ise kendisi, değilse yasal temsilcisi arasında üç nüsha düzenlenir ve imzalanan nüshaların birer örneği taraflarda kalır. Öğrencinin sigorta girişi de bu aşamada yapılır.
2. Haftalık evraklar
Günlük (haftalık) rehberlik görev formu
Koordinatör öğretmenin her işletme ziyareti için düzenlediği formdur. Form, görev haftası başında koordinatör müdür yardımcısından alınır; görev sonrasında okula gelinen gün içinde imzaları tamamlanmış olarak teslim edilir. Okullarda "haftalık görev formu" denmesinin sebebi budur — ayrıntı için: Rehberlik Formları rehberi.
3. Aylık evraklar
Aylık rehberlik rapor formu
Her işletme için ayrı ayrı düzenlenir ve okul idaresine verilir. Ön yüzünde o ay yapılan görev tarihleri, arka yüzünde mevzuat, eğitici personel ve işletmeyle ilgili değerlendirme başlıkları yer alır. O aya ait günlük formlar bu raporun ekidir.
Ücret dekontları
İşletmenin öğrenci ücretini öğrencinin banka hesabına yatırdığını gösteren dekontlar okula teslim edilir. Devlet katkısının tek şartı budur; elden yapılan ödemeler katkıya esas alınmaz. Ayrıntı: İşveren Devlet Katkısı rehberi.
4. Süreye bağlı bildirimler
Devamsızlık bildirimleri
Devamsızlıklar belirli günlerde veliye/yasal temsilciye ve işletmeye yazılı olarak bildirilir: teorik derslerde 2., 4. ve 5. günler, işletmede mesleki eğitimde 5., 15. ve 25. günler. Ayrıca:
- İşletme, özürsüz olarak aralıksız iki iş günü gelmeyen öğrenciyi en geç iki iş günü içinde okula bildirir,
- Koordinatör öğretmen, işletme kayıtlarındaki devamsızlık bilgisini takip eden iki iş günü içinde okul müdürlüğüne iletir (OKY md. 89/1-d),
- Öğrenci, özür belgesini özür gününü takip eden en geç beş iş günü içinde teslim eder.
Sınırlar için: MESEM Devamsızlık rehberi.
Sözleşme fesih tutanağı
Fesih gerektiren hâllerde düzenlenir. Fesih durumu, fesih tarihinden itibaren üç iş günü içinde okul/kurum müdürlüğüne ve işletmeye yazılı olarak bildirilir. Ardından SGK çıkışı yapılır. Ayrıntı: Sözleşme Feshi rehberi.
5. Dönem sonu evrakları
Puan çizelgeleri
İşletme yetkilisince doldurulan döneme ait puan çizelgeleri, dönem sona ermeden 5 gün önce kapalı zarf içinde okul müdürlüğüne teslim edilir; zarf öğrenciye verilmez. Bu sürecin takibi koordinatör öğretmenin görevidir (OKY md. 89/1-g).
İş dosyası
Öğrenci, mesleki eğitimiyle ilgili iş dosyası tutar ve zamanında koordinatör öğretmenine teslim eder; koordinatör öğretmen bu dosyayı kontrol eder (OKY md. 89/1-ç). Dosya, istenmesi durumunda veya beceri sınavından önce puan çizelgesiyle birlikte okula teslim edilir.
Anketler ve alan taraması
Mezunları izleme ve işe yerleştirme çalışmaları kapsamında mezunlara ve iş yeri yetkililerine anket uygulanır; sonraki dönemin kontenjanları için eğitim bölgesinde alan taraması yapılarak işletme talepleri alınır.
Evrakları Excel'de mi takip etmeli?
Birçok okul koordinatörlük evraklarını Excel tablolarıyla yönetir. Bu yöntem küçük ölçekte işe yarar; ancak işletme ve öğrenci sayısı arttıkça üç sorun büyür: versiyon karmaşası (hangi dosya güncel?), süre takibinin elle yapılması (2 iş günü, 5 gün, 3 iş günü kuralları) ve aynı verinin defalarca yazılması (öğrenci bilgisi sözleşmede, formda, tutanakta ayrı ayrı).
Pratik bir orta yol: tekrar eden evrakları şablon araçlarla üretmek, takibi tek listede tutmak. Aşağıdaki araçların hepsi ücretsizdir ve girilen bilgiler sunucuya gönderilmez:
- Görev Yazısı (Görev Emri) Oluşturucu
- Rehberlik Görev Formu Oluşturucu (günlük + aylık)
- Sözleşme Fesih Tutanağı Oluşturucu
- Koordinatörlük Ders Yükü Hesaplayıcı
Denetim öncesi kontrol listesi
- Her işletme için sözleşme dosyada ve imzalar tam mı?
- Günlük/haftalık görev formları eksiksiz ve imzalı mı, aylık raporlara ekli mi?
- Her işletme için her aya ait rehberlik raporu var mı?
- Devamsızlık bildirimleri tarihli ve yazılı olarak dosyalanmış mı?
- Fesih edilen sözleşmelerde tutanak ve üç iş günü bildirimi mevcut mu?
- Puan çizelgeleri süresinde ve kapalı zarfla teslim alınmış mı?
- Dekontlar aylık olarak toplanmış mı?
Sık sorulan sorular
Koordinatörlük evrakları kaç yıl saklanır?
Sigorta ve prim ödemeye ilişkin belgeler okul/kurum müdürlüğünce süresiz muhafaza edilir. Diğer evraklarda okulun arşiv düzeni ve ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Evrakları dijital ortamda tutmak mümkün mü?
Uygulamada ıslak imzalı çıktılar arşivlenir; birçok okul belgeleri dijital sistemlerde üretip imzaya sunar. Kurumunuzun uygulamasını okul idarenizle teyit edin.
Hangi evrağı kim imzalar?
Günlük rehberlik formunda işletme eğitim yetkilisi, koordinatör öğretmen ve koordinatör müdür yardımcısı; aylık raporda işletme eğitim yetkilisi ve koordinatör öğretmen; sözleşmede okul müdürü, işveren ve öğrenci/veli imzası bulunur.
Evrak eksikliğinin sonucu ne olur?
Süreye bağlı bildirimlerin yapılmamış olması, özellikle devamsızlık kaynaklı fesih işlemlerinde okulun dayanağını zayıflatır. Bu nedenle bildirim tarihlerinin kayıt altına alınması kritik önemdedir.
Not: Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır. Evrak türleri ve süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenebilir; resmî işlemlerde Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği, MEB tip sözleşmesi ve okul idarenizin uygulaması esas alınır.